Modalités et conditions d’emprunt de matériel audiovisuel

Le prêt de matériel audiovisuel est régi par la Directive sur le prêt d’équipement informatique et audiovisuel

Les modalités et conditions présentées ci-dessous complètent et précisent la Directive, conformément à l’article 5.7

Définition et responsabilité des usagers

Les professeures, professeurs, les chercheures, chercheurs, les chargées de cours, chargés de cours, les étudiants, étudiants inscrits et les employées, employés de l’Université peuvent emprunter au Service de l’audiovisuel le matériel nécessaire à la poursuite de leurs travaux, dans le cadre de l’enseignement, de la recherche, de l’apprentissage ou de la gestion de l’Université.
Ces personnes sont ci-après désignées sous le nom d’usagères, d’usagers.

Communications aux usagers

Le canal privilégié pour les communications aux usagers est le courriel via l’adresse attribuée aux employés et aux étudiants par l’UQAM. Il est de la responsabilité des usagers d’y consulter leurs messages.

Conditions d’emprunt

Identification

Toutes les usagères, tous les usagers, doivent présenter une carte UQAM valide afin de confirmer leur identité.

Personnes étudiantes

Les étudiantes, étudiants doivent être inscrits à au moins un cours pendant toute la durée du prêt.

Personnes employées

Les employées, employés doivent être à l’emploi de l’Université pendant toute la durée du prêt.

Durée du prêt

La durée maximale d’un prêt est de 2 jours ouvrables.

Retour les samedis et dimanches

Lorsque la date de retour prévue est un samedi ou un dimanche, le retour est déplacé au lundi suivant.

Retour dans une période de fermeture du comptoir

Lorsque la date de retour prévue est journée où le comptoir de prêt est fermé, le retour est déplacé au premier jour ouvrable suivant.

Retour avant la date prévue

Tout prêt peut être retourné avant la date de retour prévue, en respect des heures d’ouverture du comptoir.

Prêt de matériel pour une durée prolongée

Les demandes de prêt à plus long terme doivent être autorisées par la directrice, le directeur ou la ou le responsable de projet au nom de l’unité organisationnelle faisant la demande. Le prêt sera accordé en autant que les appareils soient disponibles sans pénaliser l’ensemble de la collectivité académique.

État du matériel

Les usagères, usagers doivent rapporter les appareils et accessoires empruntés au moment prévu, dans le même état que lorsqu’ils ont été empruntés, à défaut de quoi ils pourraient se voir refuser le privilège d’emprunt sur décision du Service de l’audiovisuel.

Retour

Le prêt est considéré comme retourné si et seulement si l’ensemble des appareils ont été remis au comptoir et récupérés par le Service de l’audiovisuel.

Vérification

Le prêt est considéré comme complété après la vérification technique de l’ensemble des appareils par le Service de l’audiovisuel. L’usagère, l’usager est considéré responsable des bris constatés à la vérification, s’il y a lieu.

Responsabilité en cas de perte, bris ou vol

Signalement

L’usagère, l’usager, doit aviser le Service de l’audiovisuel dès qu’elle, qu’il constate une perte, un bris ou un vol. L’usagère, l’usager doit aussi signaler le cas au Service de la Prévention et de la Sécurité qui fera parvenir au Service de l’audiovisuel une copie du rapport d’incident.
Après le 25ième jour de retard, les appareils non-retournés sont considérés perdus ou volés.

Remboursement des sommes dues

Par leur signature du formulaire de prêts, les usagères, usagers s’engagent à rembourser au Service de l’audiovisuel la valeur de remplacement du matériel s’il est perdu ou volé, ou à payer les frais de réparation si des bris sont causés autrement que par un usage normal. Le formulaire de prêts stipule clairement que l’emprunt est fait sous la responsabilité personnelle de l’usagère ou de l’usager.

Responsabilité lors d’autorisation

Les professeures, professeurs, chargées de cours, chargés de cours qui autorisent les emprunts dans le cadre d’un travail académique ainsi que les employées, employés du Service à la Vie Étudiante qui autorisent les emprunts dans le cadre d’activités reliées à la vie étudiante n’encourent aucune responsabilité personnelle en cas de perte, bris ou vol.

Recouvrement des sommes dues

Responsabilité

Par leur signature du formulaire de prêts, les usagères, usagers s’engagent, sous leur responsabilité personnelle, à rembourser au Service de l’audiovisuel les sommes dues dans les cas suivants :

Amende de retard

Une amende si le matériel est ramené dans les 25 jours ouvrables suivant la date de retour prévue, selon la grille tarifaire suivante :

Frais de réparation

Les frais de réparation si le matériel a subi des dommages réparables pendant la période de prêt.

Valeur de remplacement

La valeur de remplacement si le matériel est perdu, volé ou endommagé au-delà de toute réparation.

Modalités

Toute somme due est payable au Service de l’audiovisuel soit en argent, par carte de débit ou de crédit ou par mandat-poste.

Refus ou omission

L’usagère, l’usager qui omet ou refuse de payer toute somme due au Service de l’audiovisuel ne pourra emprunter d’autres appareils tant et aussi longtemps que cette dette n’aura pas été acquittée.

Personnes étudiantes

Dans le cas d’une étudiante, d’un étudiant, aucun diplôme ou relevé de notes ne sera émis avant le paiement complet de la somme due.

Personnes employées

Dans le cas d’une employée, d’un employé, l’unité administrative responsable de l’employé peut, si elle le souhaite, régler la somme due.

Recours

Malgré les mesures qui précèdent, l’Université peut toujours intenter des poursuites judiciaires à l’égard des usagères, usagers qui refusent de rembourser toute somme due au Service de l’audiovisuel.

Utilisation des montants recouvrés

Les montant recouvrés des usagères, usagers et des unités sont intégralement versés au Service de l’audiovisuel. Ces montants sont utilisés pour le renouvellement ou l’entretien du parc d’appareils disponibles en prêt.

Responsabilité institutionnelle

Disponibilité et état du matériel

L’Université n’assume aucune responsabilité pour les inconvénients causés par la perte, le bris ou le vol d’un appareil ou par le retard d’une usagère, d’un usager à le retourner ou par quelque forme d’interruption de service, quelle qu’en soit la raison.

Utilisation du matériel

Le Service de l’audiovisuel est responsable d’un usage optimal des appareils et a, en conséquence, le droit de faire toutes les vérifications jugées nécessaires auprès des usagères, des usagers pour s’assurer que ces personnes utilisent les appareils uniquement pour les fins indiquées lors de la demande et qu’elles voient à leur bonne conservation et à leur protection.